Des jeunes, acteurs de leur avenir

A Toulouse, un atelier pour apprendre à gérer ses documents administratifs

Au centre EPIDE de Toulouse, les volontaires peuvent suivre un atelier qui leur apporte les règles nécessaires à la conservation et l’archivage de tous les documents importants dans leur future vie d’actif : factures, contrats, justificatifs, etc. L’occasion aussi, pour les jeunes, de découvrir l’utilité du Cloud.

Comment bien gérer et archiver ses papiers administratifs ? Combien de temps archiver une facture ? Quels documents conserver ? Des questions que beaucoup de personnes se posent et auxquelles ont décidé de répondre les agents du centre EPIDE de Toulouse lors d’ateliers destinés aux volontaires du centre.

« Cet atelier a été mis en place avec l’objectif d’organiser l’archivage de tous les documents qui vont découler de leur vie active » note Souad Rafiki, technicienne en charge du support informatique au centre EPIDE de Toulouse à l’origine de cet atelier, aux côtés de Virginie Manno, assistante administrative. « Nous leur expliquons comment archiver les documents dont ils ont besoin pendant leurs parcours à l’EPIDE, mais aussi dans le cadre de leurs recherches d’emploi et de leur vie future en dehors du centre » poursuit-elle.

Durée de conservation, dématérialisation et Cloud au programme

Ces ateliers se tiennent ainsi, chaque mois, en petits groupes de cinq à six volontaires, pendant une heure et demie. « Nous leur expliquons que faire de leurs papiers et comment les ranger de deux manières : l’une papier, et l’autre dématérialisée » détaille Souad Rafiki. « Ma collègue leur explique également combien de temps ils doivent garder légalement ces papiers » poursuit-elle.

« L’objectif de cet atelier est de rendre les volontaires autonomes dans la gestion de leurs documents » Souad Rafiki, technicienne support informatique au centre EPIDE de Toulouse.

« Nous partons sur une méthodologie de classement de ces documents. Celle-ci permet aux jeunes de s’organiser » explique Souad Rafiki. Un atelier administratif qui intéresse pourtant tout de suite les volontaires, mais parfois même certains agents du centre. « Ils sont très contents de découvrir les différentes méthodes de tri. Certains profitent même de cet atelier pour ranger et classer directement tous leurs documents avec notre aide ». Pour Inès, volontaire au centre EPIDE de Toulouse, « cet atelier m’a servi à être organisée. Avant je perdais mes papiers. Grâce aux pochettes je sais maintenant où je range chaque papier ». 

Mais cet atelier est aussi l’occasion d’aller plus loin que les séances que les volontaires ont suivies, en amont, avec une formatrice informatique. « Beaucoup n’ont pas d’adresse mail quand ils arrivent à l’EPIDE. Certains n’ont même jamais eu de messagerie. Ils en ont créé une et ils ont appris à l’utiliser avec une formatrice informatique » détaille Souad Rafiki. Des jeunes qui découvrent, lors de l’atelier, comment utiliser le Cloud présent sur de nombreuses messageries. « Nous leur expliquons comment dématérialiser leurs documents, en les scannant puis en les classant sur le Cloud, avant de l’organiser. S’ils ont souvent déjà entendu parler du Cloud, ils découvrent à cette occasion à quoi cela sert ». « Le cloud c’est vraiment utile. On peut trouver directement nos papiers et les envoyer aux organismes » confirme Inès. Un avis partagé par Abdoulhamidi, aussi volontaire : « J’ai scanné mes documents et je les trouve partout. J’ai une vraie méthode de rangement maintenant ».

« Ma vie de salarié »

Cet atelier a vu le jour suite à la mise en place d’ateliers organisés dans le cadre d’une séquence intitulée « ma vie de salarié », à l’initiative d’Elfie Caven, coordonnatrice pédagogique du centre. Leur objectif est de permettre aux volontaires de comprendre le monde du travail et passe par la description de documents importants à archiver.

Cet atelier hebdomadaire comprend quatre thèmes. Le premier traite de la relation entre l’entreprise et l’employé, et des droits et des obligations des différentes parties. Le deuxième permet de détailler le bulletin de salaire et d’en comprendre les lignes. Le troisième est consacré au remplissage d’un arrêt maladie, d’un chèque ou d’autres documents. Enfin le quatrième thème, nommé non sans humour « Vos papiers s‘il vous plait », explique finalement comment archiver ses documents.