Des jeunes, acteurs de leur avenir

Et si l’itinérance du travail à domicile passait par le collaboratif ?

A l’annonce du confinement, l’ensemble des agents de l’Etablissement pour l’insertion dans l’emploi a dû s’organiser pour télétravailler. Les technologies de l’information et de la communication ont rendu possible l’expérience et le défi a été relevé.

Depuis mars dernier, le télétravail s’est imposé dans de nombreuses entreprises. L’EPIDE n’a pas dérogé à la règle. Un processus qu’il a fallu accélérer afin de permettre à chacun de remplir ses missions dans un contexte inédit. À la direction générale de l’EPIDE, située à Malakoff (92), où près d’une centaine d’agents travaillent au quotidien, Eric Janssen, technicien support informatique revient sur cette période singulière.

100 métiers à déplacer à la maison

Lundi 16 mars à 12h, l’annonce tombe. Tous les agents doivent rejoindre leur domicile et envisager le travail à domicile. C’est une nouveauté pour l’Etablissement pour l’insertion dans l’emploi et la centaine d’agents de la direction générale qui ne sont pas tous équipés d’ordinateurs portables.

 « Nous avons dû mettre en place une organisation dans des délais extrêmement courts pour permettre aux agents de la direction générale de rentrer chez eux avec du matériel. Heureusement, nous avions un stock d’ordinateurs portables, certes un peu obsolètes mais opérationnels. » se rappelle Eric.

En trois-quarts d’heure, l’équipe de la direction support informatique et numérique a paramétré une quinzaine d’ordinateurs. Un exploit lorsque l’on sait que chaque métier à ses spécificités. La gestion du personnel, l’exécution financière, la comptabilité, autant de services supports de l’ensemble de l’établissement qui nécessitent des accès sécurisés ou encore l’utilisation de logiciels spécifiques. L’ouverture de comptes pour le réseau privé virtuel (VPN – Virtual Private Network) a été une des priorités.

« Nous avons dû réagir vite pour faire face au confinement et à la mise en place du télétravail. Une problématique qui était apparue lors des grèves des transports parisiens en décembre 2019, mais à moindre mesure. »

Fin avril, avec le prolongement de la période de confinement, la question de l’installation informatique des collaborateurs est devenue une priorité. Car travailler sur la table du salon ou de son canapé avec un ordinateur portable peut sembler agréable le temps d’une journée, mais il s’avère rapidement épuisant pour le corps et la productivité au bout de plusieurs jours. C’est pourquoi, un équipement de travail adapté est nécessaire.

« À la suite de la décision de la direction de l’EPIDE de prolonger le télétravail jusqu’au 30 juin, nous avons commandé des nouveaux ordinateurs portables que j’ai réceptionnés à mon domicile et que j’ai paramétrés. Nous avons également commandé des écrans plus grands afin de permettre aux agents de travailler dans de meilleures conditions de chez eux. Des rendez-vous ont été programmés pour le retrait du matériel par les agents. Cela a été un vrai travail de logistique à mettre en œuvre. »

Travailler en nomade tout en étant collaboratif

Le télétravail est possible grâce aux technologies de l'information et de la communication (TIC). Il a permis la continuité de service et la poursuite des projets en cours. L’application collaborative Teams a permis une grande autonomie pour tous.

« Depuis juin 2019, nous avons migré progressivement sous Microsoft 365. Depuis janvier, tous les agents ont tous accès à l’application de communication collaborative. Un réel atout pour le travail à distance avec un accès sécurisé pour les réunions en visioconférence. Heureusement, nous avions déjà des tutos prêts pour initier les agents à l’outil. L’ensemble de l’équipe a dû répondre à de nombreuses demandes d’assistance, car tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec l’outil informatique. »

L’activité de l’EPIDE s’est poursuivie durant la période et ce grâce à l’ensemble des professionnels du dispositif quel que soit son champ d’action. Pour Eric, dont l’expérience dans l’informatique « date de la naissance de celle-ci », comme il en plaisante, la période a permis de mettre en œuvre une continuité de service en situation de crise. Une situation qu’il avait jusqu’à présent abordée en mode test.

« La continuité du service, certes en mode dégradé, a été maintenue et là, on touche à l’essentiel. Tout a été fait pour que le lien entre agents, et aussi agents et volontaires soit maintenu. Je suis à l’EPIDE depuis plus d’un an et je viens de découvrir la vraie cohésion entre les agents. Tout le monde y a mis du sien, et cela a créé des liens nouveaux. »